Så fungerade Vallentuna under pandemin

Av Daniel Bergholm

Utredningen som Vallentuna kommun gjort gällande krisledningens coronahantering är nu klar.

Det framkommer att samarbetsviljan varit påtaglig och förvaltningarna har hjälpts åt att stötta varandra. Samtidigt påpekas att ett aktiverande av kommunens krisplan kunde underlättat arbetet.

2020 togs beslut om att tillsätta en nationell Coronakomission med syfte att utvärdera regeringens, förvaltningsmyndigheternas, regionernas och kommunernas åtgärder för att begränsa coronavirusets spridning samt effekterna av densamma.

Utredningen visade på en hel del brister där man anser att regeringen borde tagit på sig ett tydligare ledarskap i kommunikationen till allmänheten, att den svenska pandemiberedskapen var undermålig med bland annat bristen på skyddsutrustning och en otillräcklig smittskyddslag.

Detta utvärderade kommunen
Mot bakgrund av detta valde Vallentuna kommun att genomföra en lokal utvärdering gällande krisledningens hantering av pandemin. Fokuset på utredningen har legat på Krisledningens strategiska planering och beslutsfattande, den interna kommunikationen och effekterna av krisledningsnämnden funktion i hanteringen av pandemin. I arbetet har man gjort en inläsning av dokument relaterade till kommunens krishantering och följde upp med en intervjuserie med deltagare inom Vallentuna kommuns ledning.

Utvärderingen har gjorts genom att fokusera på fyra områden; Organisation, Process, System och Kultur och i den har det uppmärksammats en del brister, men också en hel del positivt.

Organisation
Den organisatoriska sammansättning och struktur som råder eller bör råda i en verksamhet.

Styrkor
– Överlag har hanteringen beskrivts som god. Mer frekventa möten genomfördes och man uttökade resurserna till ledningsgruppen.

– Samarbetsviljan inom kommunen har också varit påtaglig där förvaltningarna försökt stötta varandra och där medarbetare har ställt upp att kliva in i nya roller. Många valde att vikariera i olika verksamheter eller stötta upp i andra förvaltningar som hade hög sjukfrånvaro eller hög arbetsbelastning som exempelvis vård och omsorg.

Att utveckla
– Det behövs mer tydlighet avseende roller och struktur för arbetet. Vallentuna kommun aktiverade inte sin krisplan och många har reflekterat över om en aktivering av denna hade underlättat arbetet.

– Pandemin har inneburit en hög arbetsbelastning under lång tid och där möjlighet till återhämtning har varit begränsad.

– Det har funnits en övertro till att ledningsgruppen skulle lösa ut samtliga frågor och utmaningar, även inom områden där särskild expertis eller kompetens hade behövts.

Process
Samverkan inom och utanför krisledningen samt Vallentuna kommun. Därutöver innefattas även intern och extern kommunikation samt återgång och anpassning.

Styrkor
– Det har funnits god samarbetsvilja inom kommunen och samverkan har fungerat bra mellan förvaltningarna som verksamheterna. Detta gäller även mellan den politiken och tjänstemän.

– Möjligheten till informella avstämningar och dialoger har lyfts fram som särskilt hjälpsam. Inte minst för att möjliggöra snabbt beslutsfattande.

– Varje förvaltning skickade under en period in en sammanställning över hur många i den egna personalstyrkan som jobbade, var sjuka samt behövde vara på plats och om man behövde personalstöd vilket gav en bra överblick.

Att utveckla
– Det finns olika uppfattning i hur tydligt den centrala nivåns inriktning avseende prioriteringar har kommunicerats.

– lnom vissa förvaltningar saknades en krisplan, som kunde ha bidragit med en tydligare struktur för arbetet.
– Det finns behov av en mer strukturerad intern process för rapportering, loggning, lägesbild och analys, såväl på förvaltningsnivå som central nivå.

System
IT-relaterade frågor, ledningssystem, telekom, informationskanaler och andra stödverktyg så som mallar för dokumentation eller liknande.

Styrkor
– Övergången till användandet av digitala mötessystem har fungerat även om man vid pandemins start hade begränsade verktyg.

– 2020 ska Socialförvaltningen ha påbörjat ett arbete med införande av säkra videomöten, då sekretessbelagd information och känsliga personuppgifter inte kan avhandlas i exempelvis TEAMS eller Zoom.

– En chatt upprättades av kontaktcenter för att samla och kategorisera frågor som kom in från allmänheten. Detta ska ha utgjort ett bra underlag till ledningsgruppen för att identifiera behov av åtgärder.

Att utveckla
– Att på ett systematiskt sätt samla in och kategorisera all information rörande covid-19, inklusive hur det såg ut i kommunen. Inrapportering av information i ett särskilt system nämndes som ett förslag på lösning.

Kultur
Värdegrundsfrågor med frågor om arbetsmiljö och psykosocialt omhändertagande, såväl dokumenterade som upplevda.

Styrkor
- I den medarbetarenkät som genomfördes 2021 noterades kommunens högsta värden för ”Hållbart Medarbetar Engagemang” någonsin inom alla tre områdena motivation, ledarskap och styrning.

- Distansarbetet har utvärderats parallellt under pandemins gång där det framkommit att medarbetarna har uppskattat distansarbetet, även om man skulle föredra en mix av arbete hemifrån och på kontoret.

Att utveckla
- Möjligheten till återhämtning
- Att tydliggöra förväntansbilden, inklusive roll och ansvarsfördelning.

Daniel Bergholm
daniel@vallentunanya.se