Hon driver ett av Sveriges största arkivbolag

Av Anneli

Hittade perfekt lokal i Vallentuna för sin verksamhet

Stephanie Holmström driver som enda kvinna i Sverige ett arkivbolag, Vikra Arkiv. I Vallentuna fann hon de perfekta lokalerna för sin verksamhet.

–Jag letade lokal i månader. Det är mycket som ska stämma. Det ska till exempel finnas plats för lossning av materialet och så vill man vara ganska nära kunderna, säger Stephanie Holmström och tillägger:

–Jag trivs jättebra här ute. Det är mysigt, nära till centrum, enkelt att ta sig hit och så har jag lite jobbgrannar också.

”Tills vi är papperslösa”, står det på Vikra Arkivs lådor som står uppställda i den ljusa och stora, säkerhetsklassade lagerlokalen i Vallentuna. Här finns också stora pallar med material. Noggrant uppmärkta och välorganiserade.

–Jag hade jobbat i över tio år med arkivering när jag kände att jag ville ta nästa steg och bestämde mig för att starta eget. Så i våras, före sommaren, föddes min bebis, Vikra Arkiv, berättar Stephanie Holmström stolt.
Namnet Vikra Arkiv är en palindrom, det vill säga ett baklängesord.

–Jag satt länge och provade mig fram och lekte med olika namnförslag. Så testade jag arkiv baklänges och det klingade bra, själva namnet Vikra.

En handfull arkivföretag
Som tonåring utbildade hon sig till, och jobbade som, frisör. Men så fick hon problem med eksem och var tvungen att sluta. Hon började jobba på ett familjeägt flyttbolag, där hennes pappa var delägare, och där arkivering ingick i verksamheten. Stephanie och hennes syster fick förtroendet att bygga upp verksamheten kring arkivering.

–Vi frågade oss, vad kan vi göra annorlunda och bättre? Det tog ett tag att hitta hur man som företag ska synas. Under tio år utvecklade vi verksamheten, berättar Stephanie Holmström.

I Sverige finns en handfull arkivföretag, Vikra Arkiv inräknat, som arbetar med långtidsarkivering av sådant som enligt lag måste arkiveras länge. Bokföring, räkenskaper och verifikationer, är exempel på sådant som måste arkiveras fysiskt under minst sju år. Och en del branscher har sådant som aldrig får slängas, som försäkringsmaterial och ritningar.

–Man pratar mycket om det papperslösa samhället, men vi är långtifrån där ännu. Det är ett flöde av papper hela tiden, säger Stephanie Holmström.

Lagerbranschen ses nog generellt som en manlig bransch och Stephanie Holmström är den enda kvinnan i Sverige som driver ett arkivföretag.

–Det är en rolig bransch att fortsätta i, men hade jag inte gjort det tidigare så hade jag inte valt det. Det är tufft att slå sig in på marknaden. Det ställs många krav och det är en stor fördel att ha kunskap med sig.
Att låta någon annan ta hand om företagets arkivmaterial har flera fördelar, menar Stehphanie Holmström.

Koll på reglerna
–Som företagare med ett behov av ett arkiv, tänker man ofta att man hyr ett förråd och sedan åker man dit en gång per år och gör det snyggt. Men så fungerar det ju sällan med förråd. Man slänger in allt möjligt där tills det inte ryms något mer. Först då rensar man, säger Stephanie Holmström och fortsätter:

–Har man istället arkiveringen hos oss, blir det inte övermäktigt med tiden. Det är dessutom lag på att arkiveringen ska vara lättåtkomlig och att det ska gallras ut med jämna mellanrum, något som många företag missar när de har arkiveringen internt. Hos oss finns ett arkivsystem som känner av när något behöver slängas, när det är dags att som företagare se över sin gallringslista.

Förutom att arkivera allt ifrån någon pärm per år åt ett enmansföretag, till större volymer för exempelvis en advokatfirma, går Vikra Arkiv även ut externt och hjälper till med arkivering in house hos olika företag. Och man hjälper även till att flytta arkiv.

Det måste finnas många företag som inte vet om de regler som finns om krav på arkivering?

–Ja, så är det. Och många företag vet inte ens om att den här tjänsten finns. Först när något händer, att man till exempel får en vattenskada i sitt garage där man arkiverar, så inser man att man kan lägga arkiveringen på oss istället, säger Stephanie Holmström.